周年史/社史制作の事前準備【完全版】

2023.05.10

高速オフセットでは、今まで「周年史ってなにから始める？」と「社史制作のポイント」というコラムを書いてきました。

【周年史事業担当者さま必見！周年史って何から始める？】

これまでの歩みをカタチに残す。「社史」制作のポイント

お客さまから
“何かこちらでまとめておくことはあるか？”
“見積もりを取っても、いざ作り始めたら途中で費用がかなり上がってしまった”
“ある程度リアルに近い形の見積もりをもらうために用意するものはあるか？”
というお声がけを頂くことがあります。

今回は内容に沿って資料をまとめてもらうだけで社内からも協力会社からも喜ばれる、お役立ちコラムとなっております！最後には事前準備用「周年史・社史　実践型書き込みテンプレート」をダウンロードも、、、、！

必ず準備しておきたい４Step

■社内体制の事前準備

まず、社内で必ず「周年史担当者」を決めましょう。会社の歴史をまとめるだけでなく、各部署へ取材をするなど、多岐にわたる動きがあります。体制を整えることで、ロスタイムなく動くことができます！

特にですが、「各部署の担当者」と「各部署のチェック者」を決めることが重要です。この部分を省略してしまうと、なかなか校正チェック、写真チェックを行ってもらえない、、、、なんてことに！

必ず各部署にも窓口を作り、スケジュール管理や個々へコミュニケーションを取ってくれる人がいるよう体制を整えてください。

■コンセプトの決め方

よく「コンセプトは面談時にプロが決めるんじゃないの？」という質問をいただくのですが、コンセプトはお客様自身で決めていただくことをおすすめしています。

難しく考えず、今回の周年史・社史をつくる理由を探ってみましょう。例えば、この周年史はどこまで届いてほしいですか？
「社員のみ」「社員の家族」「OB/OG」「お取引企業さま」等、誰に届いてほしいのかがありますよね。次にどんな部分を知ってほしいのか。「当社の歩みを知ってもらって未来への推進力にしたい」「社員の家族が安心できるよう、会社の理念や指針を知ってほしい」など、話し合ってみてください。

■発行部数の逆算

コンセプトが決まると、自然と大体の発行部数が決まるはずです。社員＋どこまで配るのか（取引企業さま？協力会社さま？）＋社内の在庫・予備のイメージで考えましょう。

■スケジュールの作成方法

スケジュールもある程度決めておくと、見積りや制作手配がスムーズです。

とはいえ、何を基準にスケジュールを決めたらいいかは難しいポイントですよね。
まずは、「周年史・社史が必ずいる日付」を決めましょう。例えば周年イベント・就職活動イベント、周年記念日など。そこから逆算して考えていくのがおすすめです。そして、周年史・社史が必ず必要な日の２週間前までに納品が完了することが好ましいです。

ここで、周年史制作担当からのワンポイントアドバイス。
余裕をもって、印刷期間は１か月とみておきましょう。仕様と部数で納期は前後しますが、平均値として印刷には１か月の予定を取っておいてください。

「それでも、スケジュールってどう決めたらいいのか迷う…。」とそこのあなたへ、スケジュール決めのテンプレートをご用意しました！！最後にダウンロードできますので、ぜひご参考に。

進行がスムーズになる3Step

■デザインの好み

デザインの好みはどのあたりか、担当者全員で話し合っておきましょう。

よくある失敗例として、「デザインラフがあがってきたけどイメージと違う…」「担当者はOKだけど、決裁権の担当者はNGだった」という意見の食い違い。

あらかじめ社内で方向性をすり合わせてから制作会社に依頼することで、スケジュールの遅延を防げます。

そして、デザインは「各々の好み」で決めるのではなく、会社の社風や今後どういった企業になっていきたいのかといった思いからイメージを固めましょう。ぜひ社内で話し合い、企業ごとに合ったデザインの好みを決めていってください。

■年表

周年史・社史で欠かせないのが「年表」です。年ごとにフォーカスをしたい部分をまとめておくと作業がスムーズに進みます。もし社内報を発行している企業さまであれば、古い社内報から新しい社内報までまとめておくと便利です。新旧の社内報を見ていると「変化したもの」「変化していないもの」が見えてきますよね。

また、年表はエクセルで世界/日本のニュースと一緒にまとめることで、自社がどういった影響を受けたのか、どういう行動をしたのかが見えてきます。

当社では下の画像のようにまとめています。ぜひエクセルで作ってみてください♪